Stakeholders

Een project is een reis die mensen met elkaar ondernemen en wordt geleverd door een TEAM. Stakeholdermanagement speelt hierbij een cruciale rol om de uitkomsten te beïnvloeden. Het is van belang om zowel de belangen van sponsoren als die van onszelf te overwegen.

Basic project leadership skills

Characteristics of teams in projects

Een team is een groep mensen met een gezamenlijk einddoel. De kenmerken van een effectief team zijn:

• Gezamenlijk doel: Elk lid werkt samen om een gemeenschappelijk einddoel te bereiken.
• Diversiteit in vaardigheden: Het team bestaat uit leden met de nodige vaardigheden om het doel te bereiken.
• Onderlinge afhankelijkheid: Teamleden zijn van elkaar afhankelijk om het einddoel te behalen.

Stakeholders

Stakeholders zijn alle individuen of groepen die invloed hebben op of beïnvloed worden door het project. Echter, om problemen te minimaliseren, moeten stakeholders worden gesegmenteerd op basis van hun relevantie voor het beoogde doel.

Power and interest grid

De Power-interest grid is een hulpmiddel om stakeholders te beheren door hen te beoordelen op basis van hun macht en interesse. Stakeholders kunnen positief of negatief zijn, en sommigen hebben rechten of bestuurlijke kracht die hen tijdens het project worden toegewezen. Mensen met macht binnen de afdeling of het bedrijf moeten in het team worden opgenomen.

Influence mapping to start communication planning

Als projectleider heb je de steun van het bestuur nodig om budget en macht te verkrijgen om het doel te bereiken. Je moet verschillende stakeholdergroepen op verschillende manieren benaderen:

• Hoog Macht, Hoog Interesse: Deze stakeholders vragen om hulp en moeten nauw betrokken worden.
• Hoog Macht, Laag Interesse: Deze stakeholders vraag je om advies.
• Laag Macht, Hoog Interesse: Informeer deze stakeholders regelmatig en houd hen tevreden.
• Laag Macht, Laag Interesse: Houd deze stakeholders op de hoogte, maar besteed minimale inspanning aan hen.

Negatieve stakeholders met managementmacht moet je proberen te verwijderen uit de projectgroep, omdat zij het project kunnen saboteren. Vraag de directie om hen formeel uit de projectgroep te zetten.

De rol van de projectleider

De projectleider is over het algemeen optimistisch en heeft geen specifieke hoge functie en macht nodig, maar moet wel goed kunnen communiceren. De taken van een projectleider omvatten:

• Communicatie bevorderen: Zorg dat de nodige gesprekken plaatsvinden en dat er notulen worden gemaakt van de bevindingen.
• Agendabeheer: Zorg dat alleen relevante personen deelnemen aan vergaderingen.
• Stakeholder verbindingen: Maak duidelijk wie specifiek met elkaar gelinkt kunnen/moeten worden.
• Documentatie: Gebruik tools zoals Teams, chat, notulen en OneNote om afspraken en doelen vast te leggen.

WIIIFM (What's In It For Me?)

Om de motivatie van projectgroepleden te begrijpen, moet je hun persoonlijke belangen kennen. Mensen die negatief beïnvloed worden door de uitkomsten van het project, kunnen het project actief tegenwerken. Zorg ervoor dat je vertrouwen opbouwt zodat mensen duidelijk maken wat voor hen belangrijk is.

Door de Lean-methode te gebruiken, kunnen projecten worden aangepast om verspilling te minimaliseren en waarde te maximaliseren voor alle stakeholders. Dit omvat het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten, continue verbetering en betrokkenheid van het team bij besluitvorming.